MANUALE  INFORMATIVO

Prefazione

Le attività da svolgere all’interno di una azienda o di uno studio professionale hanno la necessità d’essere:

  • Programmate e condivise;
  • inequivocabilmente delegate;
  • costantemente monitorate;
  • fruibili ed accessibili da ovunque.

Questo software vuole essere uno strumento che consenta d’essere utilizzato, facilmente e velocemente, da un team che debba programmare le attività e condividerle tramite un qualsiasi dispositivo connesso ad internet.

 

Presentazione

Gestione delle attività da svolgere in team

Sistema di gestione delle attività, scadenziari, documenti, tramite software personalizzati e localizzati su repository Cloud  e data base MySql personali.

Gli applicativi interconnessi possono essere resi fruibili in funzione delle  necessità ed in funzione della tipologia di Server Cloud Scelto.

Caratteristiche generali

Tramite la Procedura Software è possibile definire le seguenti entità di dati:

PRATICA (una causa legale, un progetto d’ingegneria, lo sviluppo di un software, i servizi da porre in essere per un cliente, etc..), dotata di un codice univoco, identificata in maniera sommaria con un nominativo ed associata ad un soggetto responsabile della stessa (titolare responsabile). Associate ad ogni pratica sarà possibile inserire:

  • le attività da svolgere (sincronizzabile con google calendar) ed attribuirle ad un componente del team;
  • le anagrafiche dei soggetti che hanno inerenza nel progetto / pratica / etc..;
  • i relativi documenti o la corrispondenza, i files possono essere depositati in un repository cloud a scelta ;

ATTIVITA’ (atto da compiere) scadenza da calendarizzare e da porre all’attenzione di uno o più componenti del team;

MACRO ATTIVITA’ (attività collegate) serie predefinita di ATTIVITA’ da porre in essere e da caricare automaticamente nel calendario del soggetto incaricato in funzione di una data di riferimento prestabilita e derivata dall’Attività principale;

SCADENZA appuntamento (= attività) da compiere entro un determinato giorno ed un determinato orario. Ogni appuntamento è assegnabile ad un componente del team (responsabile) e verrà sincronizzato anche sul Google Calendar personale;

ANAGRAFICA semplice archivio con dati essenziali per indicare e reperire i soggetti che  sono interessati dalla Pratica;

DOCUMENTI contenitore di LINK riferiti ai documenti della Pratica, i files archiviati possono essere sostanzialmente di qualsiasi natura (doc, audio, video, immagini, email, etc.) e di qualsiasi dimensione(GDrive,Dropbox,Cubbit,ICloud,etc.)  

LOG IN 

Per effettuare l’accesso alla procedura è necessario inserire la User (indirizzo di posta elettronica), la Password ed il Codice Studio.

In alternativa, eseguendo l'accesso con un browser ove si risulta "loggati" è  possibile accedere velocemente con l’autenticazione  di Google.

Le autenticazioni e le impostazioni iniziali sono di competenza del ”SuperAdmin” del sistema.

Utenti

Per inserire un UTENTE è necessario accedere alla voce del menù “Accounts”, entrare nella videata “Gestione Utenti” e premere il bottone +

inserimento nuovo utente

A questo punto è possibile definire il Nuovo Utente

In questa videata è necessario inserire il Nome Utente (nome e cognome),  la Email “Username” che deve corrispondere all’indirizzo Email dell’utente (possibilmente utilizzare in indirizzo "Google" al fine di poter utilizzare le sincronizzazioni con Google Calendar, nell'esempio "demofree@gmail.com".

A seguire una password scelta a piacere.

Nella identificazione RUOLI è possibile indicare se si tratta di un AMMINISTRATORE (ADMIN), di un utente STANDARD (UTENTE), di un utente limitato (VISUALIZZATORE) od estremamente limitato (Collaboratore Esterno).

E' possibile  avere ABILITARE o DISABILITARE un Utente rendendolo Non Attivo.

Token Google

L'Email “Username”, che deve corrispondere all’indirizzo Email dell’utente loggato nel Browser, può essere sincronizzato con Google Calendar accedendo alla voce del menù "i miei permessi Google" e cliccando su AUTORIZZA G.

APPROFONDIMENTO PERMESSI UTENTI

Un UTENTE viene identificato e classificato in fase di creazione dal Super Admin o da un Admin.

Successivamente si potranno effettuare modifiche a cura di un  utente SuperAdmin od Admin.

 SUPER ADMIN:  risorse di sistema ( Data Base ed impostazioni iniziali) + tutti i permessi ovunque   + creazione utenti

ADMIN: tutti i permessi ovunque + creazione utenti

UTENTE: tutti i permessi nelle pratiche ove è presente come RESPONSABILE o titolare di un appuntamento / attività - non può cancellare definitivamente i dati dal sistema 

Visualizzatore: permesso di visualizzazione su tutto ma nessuna possibilità di modificare aggiungere o cancellare
Collaboratore Esterno: permesso di visualizzazione ed interazione ove è presente come RESPONSABILE o titolare di un appuntamento / attività,  ma nessuna possibilità di vedere tutto il resto

PRATICHE

La PRATICA è il cuore centrale dell'applicazione in quanto consente di raggruppare in un'unica videata tutte le informazioni attinenti ad un Cliente / Cantiere / Causa Legale / Lavoro / Progetto / etc. .. in funzione di come si ritiene di dover la utilizzare. 
La pratica quindi raggruppa al suo interno gli appuntamenti da svolgere (attività calendarizzate) le anagrafiche utili ed inerenti , i link ai repository dei relativi Files (documenti, email, video, etc..) al fine di avere un unico posto ove verificare lo stato dell'arte del "lavoro" ivi catalogato.

Le Pratiche

Scegliendo il menù “Gestione Pratiche” Cliccando sul tasto   si accede alla videata d’inserimento di una nuova pratica.

Dopo aver inserito i dati essenziali è necessario premere il tasto  “Salva”   per convalidare i dati ed utilizzare le relative sotto maschere “Link Documenti”, “Scadenze”, etc.

ATTIVITA'

Cliccando sulla voce del Menù principale “Attività” (visibile solo agli Utenti Amministratori) si apre la videata ove vengono riepilogate tutte le Attività e le MacroAttività già caricate e predefinite nonché assegnate ad un Responsabile.

Ogni Attività può essere una semplice matrice di un appuntamento,  fine a se stessa, od allo stesso tempo essere facente parte di una serie di Attività concatenate in quanto richiamata all'interno di una MacroAttività.
Le Attività semplici sono contrassegnate in Verde e le MacroAttività in Blu.

Macro Attività

Cliccando sulla voce del Menù principale “Attività” e successivamente sul tasto “Nuova” si apre la videata d’inserimento ove è possibile inserire il Codice breve ed univoco, la Descrizione ed eventualmente definire un responsabile cui attribuire la “paternità” dell’attività da svolgere, al termine premere Salva. Nell’esempio sono state aggiunte ( Scegli attività da collegare +) delle attività (appuntamenti/scadenze) dipendenti che si auto creeranno rispettivamente nel 30^ ,6^ , e 545^ giorno successivo alla data in cui verrà fissata la scadenza della MacroAttività  "EI-Ud-569".

Nell’esempio dell’attività “ EI-Ud-569 ” abbiamo di fatto creato una Macro Attività, quindi la possibilità d’inserire “un’appuntamento” assegnato ad un responsabile ed in automantico fissare degli appuntamenti concatenati a scadenze prefissate ( o - giorni) ed attribuirli ai relativi responsabili . 


Inserimento di una SCADENZA richiamando le Attività o le MacroAttività

All’interno di una PRATICA è possibile inserire le SCADENZE relative alla pratica stessa.

Nell'apposita sezione si inseriscono i caratteri di ricerca dell'Attività da cadenziare e si sceglie quella interessata confermando con il tasto +

conseguentemente  si apre la videata d’inserimento scadenza. 

Inserimento di una SCADENZA con MacroAttività

Inserire la data, l’orario ed il Responsabile.  

Nel caso di "Progetto Nuovo", essendo una MacroAttività , all’interno della pratica verranno inserite in automatico anche le ulteriori scadenze "bozza", "variazione", "sviluppo" e "definitivo", ognuna  con la relativa data di scadenza predefinita in funzione della data 01/12/2021.

Premere Salva. 

Legenda simboli delle scadenze

    Scadenza nuova ɸ       ɸCod.Pratica – descrizione attività
    Scadenza conclusa ✔️       
    ɸ✔️Cod.Pratica – descrizione attività

Scadenza nuova derivante da rinvio (deriva da clonazione)                ɸ Cod.Pratica – descrizione attività

Scadenza vecchia rinviata (CLONATA)                                          ɸCod.Pratica – descrizione attività 


OPERAZIONI MULTIPLE sulle SCADENZE

All’interno di una Pratica alla sezione Scadenze o nello Scadenziario, è possibile selezionare varie scadenze.

 

Cliccare su “Operazioni Multiple” e scegliere l’azione ( trasferire a GCalendar / Evasa / Elimina) da applicare ai vari appuntamenti selezionati in precedenza.

ANAGRAFICHE

Le anagrafiche si possono scegliere utilizzando quelle eventualmente già caricate od aggiungerne di nuove con l’indicazione del ruolo che assumono in relazione a detta pratica

DOCUMENTI

All'interno della Scheda PRATICA c'è la sezione Link Documenti.All'interno di detta sezione è possibile aggiungere molteplici repository documentali dedicati alle più disparate esigenze.
Nell'esempio a fianco è possibile vedere che associato ad una pratica sono stati catalogati i seguenti Link:
  • una cartella dedicata su GDRIVE;
  • una cartella inbox (pratica) Gmail
  • una cartella condivisa con Esterni su Cubbit;
  • una cartell di DropBox.
Il link da associare alla pratica è da copiare/scrivere nella zona " Digita un link da aggiungere" a seguito si deve confermare con il tasto + , una volta confermato verrà reso disponibile sotto ove è possibile descrivere di che tipologia di contenitore cloud si tratta.
Per aprire il contenitore si deve cliccare sulla graffetta a sx.
E' possibile accedere anche ad un disco locale cliccando sulla cartella a fianco al titolo "Link Documenti", detta possibilità non può essere oggetto di archiviazione all'interno dei "Link" in quanto il software non deve avere il permesso di entrare via "web" all'interno dei dischi locali ( Sicurezza/Privacy).
Unicamente i repository Documentali/Email in cloud possono essere accessibili dall'applicazione da ovunque, ovviamente ogni repository avrà necessariamente la protezione di User Id e Password (non memorizzati sul nostro applicativo) relative agli utenti autorizzati all'accesso.

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APP Ios ( iPhone)
Istruzioni per iPhone
  1. avviare Safari;
  2. collegarsi all’indirizzo https://app.procedures.cloud (barra degli indirizzi del browser);
  3.  premere sull’icona della condivisione situata nel menu in basso (il quadrato con la freccia all’interno) ;
  4. premere sulla voce Aggiungi a Home;
  5. per completare l’operazione, premere sul pulsante Aggiungi situato nell’angolo in alto a destra ( schermata di conferma)
Ad esito positivo, l’icona del sito Web verrà aggiunta nella Home screen dell'iPhone e successivamente sarà sufficiente fare tap sulla stessa per aprire l'applicazione Procedures.Cloud

APP Android

Istruzioni per Android
  1. avviare il Browser ( Chrome od altro);
  2. collegarsi all’indirizzo https://app.procedures.cloud (barra degli indirizzi del browser);
  3.  premere sull’icona ( tre puntini in verticale) situata nel menu in alto a destra;
  4. premere sulla voce Aggiungi a schermataHome;
  5. per completare l’operazione, mettere il nome a piacere, e premere  Aggiungi 
Ad esito positivo, l’icona del sito Web verrà aggiunta nella Home del telefono e successivamente sarà sufficiente fare tap sulla stessa per aprire l'applicazione Procedures.Cloud
 
PROCEDURES.CLOUD